10 kroků, aby tým skvěle fungoval


V době krize COVID-19 vznikla řada týmů odvádějících úžasnou práci a to i přes to, že ne vždy měli jejich členové nějakou zkušenost se sestavováním a vedením týmů. Dostali jsme tedy dotaz, jestli můžeme dát k dispozici nějaké srozumitelné vodítko, které by pomohlo týmům držet pohromadě a dělat jejich skvělou práci. Tady je. 10 kroků ke skvělému týmu. Bez dlouhých řečí. Bez složitých souvislostí. Manažerským dovednostem se věnujeme na jiném místě. Tento přehled měl původně pomoci při práci v dobrovolnických týmech. Věříme, že bude užitečný pro lidi, kteří chtějí mít efektivní a spokojený tým v jakékoliv situaci.

10 kroků ve zkratce

  1. Zdánlivě neproduktivní start = efektivnější tým. Chcete asi hned začít, co nejrychleji něco vytvářet, ale efektivnější budete, když věnujete chvilku seznámení a naladění očekávání.

  2. Dohody a pravidla nemusíte mít rádi, ale dlouhodobě vás udrží v chodu. Řekněte si, co každý z týmu potřebuje pro dlouhodobou spolupráci a udělejte si jednoduché dohody.
  3. Potřebujete náčelníka! Samořiditelný tým absolutně zodpovědných členů je skvělá představa, ale musíte se k ní propracovat. Vám určitě pomůže, když to celé někdo bude koordinovat.
  4. Máme stejný cíl? Kdyby teď každý z týmu napsal na papír váš cíl, budou to ty stejné věci?
  5. Mluvte spolu víc a nejen o úkolech. Pravidelně čistěte vzduch. Zaměřte se nejen na výsledky, ale také na to jak fungujete mezi sebou.
  6. Naučte se, jak si dobře říkat, co potřebujete. Stačí dát si pozor na pár věcí při formulaci našich požadavků, které umožní, že nás druzí uslyší.
  7. Vyjasněte si role v týmu. Musí být jasné, od koho práci dostávám a komu ji předávám. A jaký je můj přínos pro celý tým.
  8. Vizualizujte nebo zemřete. Kde může každý z týmu uvidět důležité myšlenky, cíle, úkoly, postup práce?
  9. Věnujte se nováčkům! To, že váš tým funguje, neznamená, že nováček sám od sebe pochopí, jak se dobře zapojit, a vydrží u vás.
  10. Občas se na to vykašlete a jen buďte spolu. Dejte si kafe nebo skleničku, třeba i na dálku.

Jak na 10 kroků podrobněji

1. Zdánlivě neproduktivní start = efektivnější tým

Věnujte na začátku zdánlivě neproduktivní čas týmu, abyste potom mohli být dlouhodobě efektivní. Dejte čas schůzce na seznámení a sladění vašich očekávání. Pokud se tým později rozšíří, schůzku zopakujte.

Pokud není možné, abyste se setkali jako tým, seznamte nováčka napřímo se třemi lidmi, se kterými budou přímo spolupracovat. Věnujte chvilku videohovoru, kde se vzájemně představí a řeknou si, co od sebe mohou čekat.


TIP:

Rádi vám pošleme celý text v PDF a přidáme navíc 4 týmová cvičení, 10 tipů (nejen) pro začínající šéfy a podrobný návod na opravdu efektivní zpětnou vazbu. Stačí se přihlásit k našim novinkám.


2. Dohody a pravidla nemusíte mít rádi, ale dlouhodobě vás udrží v chodu

Dohody řeší situace, kdy si nejste jistí, jak dál nebo jste s něčím nespokojení. Zopakováním dohod si ujasníte, jak dál. Uzavírejte dohody na omezený a dohodnutý čas. Pak je můžete vyhodnotit, doplnit nebo naopak zjednodušit.

Příklady jednoduchých dohod:

  • Chodíme včas.
  • Držíme slovo.
  • Vezmu si na starosti jen to, co opravdu dodám.
  • Když se mi něco nelíbí, řeknu to.
  • Když se u mě něco změní (např. mám méně času na společnou práci), řeknu to.

3. Potřebujete náčelníka!

Pokud šéf není daný od začátku, domluvte se, kdo to bude. A jak bude koordinace vašeho týmu probíhat. Různé věci si může vzít na starosti víc lidí, ale o to víc v tom musí být jasno.

Co musí být jasné:

  • Kdo svolá příští schůzku? (Kdo ji připraví a povede?)
  • Kdo může zatlačit, když se úkoly neplní?
  • Koho se zeptám, když nevím?
  • Kdo rozhodne, když jsme v patové situaci?

TIP:

4. Máme stejný cíl?

To, že váš tým umí spolupracovat je nejspíš vidět na výsledcích. Přesto, nebo právě proto, se zkuste podívat na jednu ze základních věcí, které spolupráci podporují - jasný cíl. Mluvte spolu o společném cíli, to vám později usnadní řešení případných nedorozumění nebo konfliktů.

5. Mluvte spolu víc a nejen o úkolech

Vědomě a cíleně si najděte čas jednou za týden nebo dva (dohodněte se), abyste se bavili o vašem fungování. Ne o operativních věcech, ale o tom, jak vám to funguje dohromady a jestli vám to pořád míří správným směrem. Dejte tomu strukturu – stačí pár otázek. Držte se jí, dokud jí vědomě nezměníte k lepšímu.

Tři otázky pro týmovou retrospektivu:

  • Co mi pomáhá, abychom dosáhli cíle?
  • Co mi překáží, abychom dosáhli cíle?
  • Co potřebuju, aby se mi pracovalo líp?

6. Naučte se, jak si dobře říkat, co potřebujete - zpětná vazba

Občas některé drobnosti na začátku přehlížíme a neříkáme je nahlas. Ty drobnosti se pak nastřádají a my kolegu v týmu nemůžeme vystát. Máme totiž zkušenost, že když něco řekneme, ten druhý se naštve.

Tomu ale můžete předejít, když si dáte pozor při formulaci své zpětné vazby. Zaměřte se na to, abyste byli striktně popisní a konkrétní. Nepoužívejte hodnotící soudy (udělals to blbě, ty si pomalej…) a absolutní slova (“nikdy” nepřijdeš včas, “vždycky”, “pokaždý”...). Nemluvte o tom, jaký ten člověk je a jaký máte dlouhodobý pocit. Mluvte prostě a jednoduše o jedné konkrétní situaci.


TIP:

Podívejte se na video Jak dávat zpětnou vazbu, aby vás slyšeli s ukázkami některých chyb a návodem na efektivní zpětnou vazbu.


7. Vyjasněte si role v týmu

Pokud do týmu hledáte někoho na konkrétní úkoly, dobře je popište a proberte je s ním. Možná je váš tým na začátku malý, sami nevíte, co vše bude potřeba, a jak rychle porostete. Vyjasněte si tedy, co teď může každý z Vás týmu přinést. Rozdělte si role tak, abyste pokryli nejpodstatnější činnosti týmu. Pomůže vám, když nebudete dělat všichni úplně všechno.

Stává se, že se do dobrovolného týmu hlásí lidí víc, než je potřeba nebo se jejich znalosti a schopnosti překrývají. Někteří pak mohou mít pocit, že nejsou dobře nebo dokonce vůbec využití. Zjistěte, co všechno členové týmu umí (často je toho víc, než si myslíte), a které činnosti by jim třeba vůbec nevadilo dělat, i když to není jejich “core knowledge”.

8. Věnujte se nováčkům

Velmi pravděpodobně přicházejí další a další lidé, jak se problém který řešíte stává známým nebo zajímavým. Je potřeba nováčky do týmu dobře začlenit. Seznámit je s fungováním týmu, hodnotami, jednotlivými lidmi. A nestačí říct: podívej se do sdíleného disku, tam se o ostatních dozvíš, co dělají. Nepodívá se, nebo to jen prolítne. Zařiďte osobní setkání, přijímací rituál. Nechte nováčka, ať se představí a řekne, čím by chtěl být užitečný.

Příchod nováčka je mimochodem skvělá chvíle pro restart týmu - můžete si s celým týmem projít, kdo má kolik času na společnou činnost, jaký je společný cíl, důležité týmové dohody apod.

Co musí být jasné:

  • Kdo se věnuje nováčkům tento týden (měsíc)?
  • Jak se stane, že poznají osobně alespoň pro ně důležité lidi, když ne rovnou celý tým?
  • Jak se stane, že opravdu pochopí, jak to tady funguje?
  • Jak se stane, že budou moci být co nejdříve užiteční?

9. Vizualizujte nebo zemřete

Myšlenky, úkoly, cíle je dobré převést do vizuální podoby. Stačí načmárat fixem na whiteboard a pak ho vyfotit a fotku dát na viditelné místo - klidně jako profilovou fotografii “vedoucího” týmu.

Najděte spolu s týmem nejlepší vizualizaci, která Vám bude připomínat Vaše poslání a pomůže ho naplňovat.

10. Občas se na to vykašlete a jen buďte spolu

Je klidně možné, že jste se před začátkem této spolupráce vůbec neznali. Abychom spolu dokázali spolupracovat, důvěřovat si a řešit problémy, potřebujeme se znát. Bez toho nakonec stejně nejsme efektivní. A taky se všichni potřebujeme občas odreagovat.

Domluvte si hodinu, kdy si spolu dáte kafe a nebudete vůbec řešit společnou práci. Prostě si pokecejte. Stačí si vybrat - má to být snídaně, oběd, kafe nebo večerní virtuální sklenička? 

Možná pomůže, když si organizátor připraví otázku na začátek a objedete si kolečko. Možná budete překvapeni, co se o ostatních dozvíte. A příště se vám s nimi bude lépe řešit nějaký trabl.

Příklady otázek:

  • Jak se dnes mám? (nestačí odpověď dobře/špatně, potřebujete věty rozvité)
  • Co jsem se za poslední týden naučil?
  • Co mě v posledním týdnu nejvíc překvapilo?
  • Na co se nejvíc těším?
  • Jaký seriál chci dokoukat, až nebudu v noci makat na projektu #dámeroušky? A co mě na něm baví?

Chci celý text v PDF

Chci se přihlásit k občasným novinkám a získat:

  • 10 kroků, aby tým fungoval

  • 4 týmová cvičení,
  • 10 tipů (nejen) pro začínající šéfy
  • podrobný návod na opravdu efektivní zpětnou vazbu.
.
* Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů.