Snímek pracovního dne nebo raději týdne

Červenec 6, 2022

Jste někdy unavení z toho, že makáte a pořádáte své úkolníčky, ale přitom máte stále pocit, že nedokážete dostatečně efektivně využít svůj čas a plnit své úkoly? Pokud ano, možná byste měli zvážit vytvoření snímku pracovního týdne.

Jak to funguje? Celý týden zachycujete vaše aktivity, do jednoho dokumentu. Pomůže vám to zvědomit, kolik času trávíte na jakých aktivitách. A pravděpodobně budete dost překvapeni.

Jdeme na to. Tady je jednoduchý návod ve verzi tužka papír. Vy použijte medium, které vám vyhovuje. Nebo si k tomu najděte apku.

Nasbírejte si pro sebe data

Nejlepší je zaznamenávat každou činnost v reálném čase. Pokud se vám to nepodaří, zapisujte každou půlhodinu (v nejhorším případě hodinu). Neděste se, reálně zabere tato činnost jen několik minut v průběhu dne.
Kolik dní budete svůj čas sledovat, je na vás. Pokud byste se k tomu vůbec nedostali, budete ale jako dřevorubec ze známého příběhu.

Chcete tahák?

Tady je návod a šablona, kterou máme vyzkoušenou.
Nechte nám na sebe mail a pošleme vám odkaz ke stažení.

Ten celé dny kácel les a nadával, že má stále tupější pilu. A když se ho ptali, proč ji nenaostří, odpovídal, že na to nemá čas. Věnujte si tedy trochu zastavení, ať na kurzu vaši pilu naostříme co nejlépe. 

  • Ideální stav je dělat si snímek dne po dobu jednoho pracovního týdne.
  • Dobrý výsledek dosáhnete záznamem alespoň tří dnů.
  • Jeden den je minimum pro záznam. Může být dostačující, pokud jsou si všechny vaše pracovní dny velmi podobné.

Mám pro vás dvě varianty snímku pracovního dne, protože někomu se lépe píše do připravené tabulky a jiného příliš struktury odrazuje.

Postup bez tabulky

  • Vezměte si volný papír a tužku pro každý sledovaný den
  • Zapište každou činnost, kterou začnete dělat. Buďte konkrétní.
  • Zapište čas, který jste na této aktivitě strávili.
  • Pokud máte obavu, že na zápisování času zapomenete, nařiďte si interval na hodinkách a za každých 5 minut, kdy vykonáváte zaznamenanou činnost, udělejte čárku

Postup s tabulkou

  • Vytiskněte si tabulku pro záznam na každý den, který chcete sledovat. Jednoduché doporučení jsou sloupce: čas začátku / konkrétní činnost / doba trvání / kategorie (při zapisování necháte volný)
  • Umístěte ho k pracovnímu místu (pokud hodně měníte místo, noste ho s sebou.)
  • Zapište si do prvního sloupce čas, kdy začnete dělat první činnost (a pak začátek každé další).
  • Popište konkrétně činnost do druhého sloupce
    • vyhněte se obecným popisům – projekt, komunikace, obchodování)
    • buďte konkrétní – např. „volám panu Novákovi, abych doladil detaily smlouvy“
  • Po poslední činnosti dne zapište závěrečný čas
  • Pokud budete pokračovat v práci např. doma ve večerních hodinách, začněte opět časem začátku. Po ukončení poslední činnosti zapište závěrečný čas.

Vyhodnoťe, co jste nasbírali

Až zapíšete poslední sledovaný den, udělejte si reflexi svých činností. Poslední sloupec slouží ke kategorizaci vašich činností, abyste si mohli udělat lepší přehled. Zapište si kategorie a spočítejte, kolik času věnujete jakým činnostem.

Jakmile máte data kategorizována, můžete začít analyzovat vaše výsledky. Zaměřte se na to, kolik času věnujete každé kategorii a jaké činnosti v této kategorii trávíte nejvíce času. To vám umožní lépe pochopit, jak využíváte svůj čas a zda se zaměřujete na aktivity, které jsou pro vás nejdůležitější.

Jakmile máte zanalyzované výsledky, můžete vyhodnotit, zda jsou vaše aktivity smysluplné a přinášejí vám hodnotu. Zamyslete se nad tím, zda investujete dostatečně času do aktivit, které jsou pro vás nejužitečnější, a zda je potřeba některé aktivity omezit nebo úplně vypustit.

TIP:

K určování priorit by vás mohl zajímat taky článek o Eisenhowerově matici.

Co z toho pro vás vyplývá

Položte si následující otázky a pak podle nich skutečně něco změňte:

  • Jaký je poměr operativy a rutiny versus práce s nejvyšší přidanou hodnotou?

  • Co mám přestat dělat?
  • Co mám lépe zorganizovat (např. do časově vymezených bloků)?
  • Pro manažery: Kolik času trávím prací vlastních rukou a kolik organizací práce druhých lidí a tvorbě lepší budoucnosti pro můj tým?