Eisenhowerova matice je skvělá pro určování priorit, pokud s ní zacházíte správně

Jak určujete své priority? Nejčastější odpověď manažerů je, že dělají to, co je nejvíc pálí, tedy má krátký termín. Pak je tu ještě oblíbená odpověď, že se všemu předřadí to, co přišlo z vrchu, nejčastěji z nějaké zahraniční centrály. Pokud jste na tom podobně, pravděpodobně máte úkolů nad hlavu a jen obtížně se dají stíhat.

Pomoci může matice od amerického prezidenta Dwighta D. Eisenhowera. Pomáhá organizovat úkoly a rozhodnout se, jakou důležitost mají. Skládá se ze čtyř částí, které jsou rozděleny dvěma hlavními parametry: důležitost a naléhavost. Eisenhower si ve své době všiml, že lidé tráví příliš mnoho času na nevýznamných a neodkladných úkolech, místo aby se soustředili na ty důležité a klíčové.

Nenechte se nachytat do pasti nejčastějšího vysvětlení matice

S největší pravděpodobností narazíte na popis následujících kvadrantů:

1. Důležité a naléhavé. Tyto úkoly musí být okamžitě provedeny a mohou mít vysokou prioritu. Například řešení problému s narušením bezpečnosti nebo náhlá záležitost vyžadující okamžitou pozornost.

2. Důležité, nenaléhavé. Tyto úkoly jsou klíčové pro budoucnost, ale nemusí být provedeny okamžitě. Například plánování dlouhodobých projektů, vytvoření strategického plánu nebo vzdělávání týmu.
3. Nedůležité, naléhavé. Tyto úkoly vyvolávají pocit urgence, protože se odehrávají právě teď nebo jsou důležité pro nějaké jiné lidi. Například nevyžádané e-maily nebo telefonáty, nebo návštěvy nevyžádaných hostů. Tyto úkoly mohou být delegovány na někoho jiného nebo odloženy na pozdější čas.
4. Nedůležité, nenaléhavé. Jsou to často aktivity, které nás odklánějí od důležitých věcí. Patří sem úkoly, které děláme ze zvyku, ale nám nejsou ve skutečnosti přínosné, a taky řada prokrastinačních aktivit. Tyto úkoly by měly být odloženy nebo dokonce eliminovány.

Klidně si zkuste své aktivity sepsat a roztřídit podle míry naléhavosti a důležitosti a dát si je do matice.

Eisenhower tuto matici začal používat, když si všiml, že spousta lidí řeší nedůležité věci. Chtěl tak přesměrovat úsilí z věcí neužitečných a pomoci soustředit se na to podstatné. Potud je to v pořádku, jestli cítíte problém tady, pak vám pomůže obrázek s nejčastějšími radami. Já jsem je tam dal rovnou přeškrtnuté, protože vás můžou snadno zahnat do pasti, zejména na manažerské pozici.

Když se zeptáte umělé inteligence, dá vám tu nejtradičnější odpověď:

„Například, když přicházíte do kanceláře, můžete začít tím, že se zaměříte na důležité a naléhavé úkoly z první části matice. Poté můžete pokračovat v úkolech z druhé části, které jsou důležité, ale nemusí být nutně naléhavé. Pokud zbývá čas, můžete se zaměřit na úkoly z třetí části, které jsou naléhavé, ale nejsou důležité. Úkoly z poslední části matice by měly být eliminovány nebo odloženy na později.“

Už tam vidíte tu past? Nejčastější rada je věnovat se urgentním úkolů (kvadrant 1). A pak taky něco delegovat na ostatní (kvadrant 3). No a pak můžete klidně odsunout nenaléhavé věci na někdy jindy (kvadrant 2).

Manažeři nejčastěji nemají problém odlišit důležité od nedůležitého. Problém je v tom, že všechno má být ASAP, nejlépe už včera, a že tím důležitým a naléhavým můžou strávit klidně 8 (a víc) hodin denně a stejně nebude hotovo.

Čas na vynoření

Nejvíc ze všeho potřebují (nejen) manažeři najít a udržet si čas na vynoření. Není možné snažit se být ještě efektivnější v kvadrantu důležité/naléhavé. Tenhle závod prostě nevyhrajete. A čím víc máte pocit, že ho prohráváte, tím spíš se potřebujete zastavit a začít něco dělat jinak.

Znovu si roztřiďte své úkoly a činnosti. Tentokrát se ale nejdříve zamyslete, v jakých časech budete dělat věci z kvadrantu důležité/nenaléhavé. Tady budete mimo jiné třídit, které věci jsou skutečně důležité pro vás a váš tým a kterými jste zavaleni, protože jsou ve skutečnosti důležité a naléhavé úplně pro někoho jiného. V tomto kvadrantu je důležitý právě čas na vynoření, na nadhled – na to abyste postupně vytvářeli lepší budoucnost pro své lidi.

K vytváření budoucnosti také článek Jak vytvářet Obraz budoucího úspěchu

V té budoucnosti budete mít lepší výsledky, budete méně uhonění a budete dělat minimum zbytečností. Pokud nejste dostatečně aktivní v tomto „druhém“ kvadrantu, tak na vás věci odsud později znovu a znovu vypadávají jako ty urgentní a dřete v kvadrantu „prvním“.

Důležité a naléhavé věci samozřejmě nikam nezmizí. Ale rada „dělej“ platí pouze pro ty, které jste už promysleli v kvadrantu 2. Stále tady najdete spoustu věcí, které dělat nemáte, protože nejsou až tak užitečné.

A pak je tu spousta věcí, které se naléhavě a/nebo důležitě tváří, protože jsme si v mnoha firmách nastavili kulturu, ve které má všechno v Outlooku vlaječky a vykřičníky, u všeho se čeká okamžitá odpověď, všechno je prostě ASAP a vyvedeno v červené barvě. Jenže málokdo se skutečně ptá všech těch „zadavatelů“, jestli to opravdu potřebují hned. Když se ptát začnete, zjistíte, že u spousty věcí se dá udělat dohoda, že stačí dodat třeba až příští úterý.

Rozlišujte tedy dobře, co je ve skutečnosti pro vás naléhavé ale nedůležité. Respektujte, že druzí to mají ve svých prioritách jinak. Dělejte s nimi dohody. A držte si hranice. Jen tak zajistíte, že budete postupně dělat i věci z klíčového kvadrantu, který má bohužel tradiční označení „druhý“, a že v kvadrantu jedna nebude navždy seznam nekonečný.

Do kvadrantu nedůležité a nenaléhavé samozřejmě patří spousta zbytečností a prokrastinačních činností. Ty stojí za to nedělat, zrušit, vyselektovat. Často se tu ale při pracovním plánovaní ocitnou věci, které se týkají nás samotných a našich blízkých. Takže abych to trochu zkomplikoval. Mrkněte, jestli náhodou ve vašem čtvrtém kvadrantu nekončí i věci jako péče o sebe, sport nebo kvalitní čas s vašimi blízkými.