Kdy revidovat pracovní cíle? Ne až před hodnocením

Kdy revidovat pracovní cíle?
Nejlepší chvíle je uprostřed léta, ne před hodnocením

Víc než polovina zaměstnanců probírá svoje pracovní cíle se šéfem jen jednou za rok, nejčastěji těsně před hodnocením, kdy už na jejich úpravu není čas. Přitom nejlepší moment na revizi přichází o pár měsíců dřív, uprostřed léta, kdy se vám změní běžný pracovní rytmus.

Když jsem byl ještě sám manažerem, měl jsem prázdniny rád ze dvou důvodů. Byla to samozřejmě dovolená, tábor, teplo. Ale hlavně se vždycky zpomalil provoz. Porady prořídly, telefon míň zvonil, a najednou zbyl čas na věci, na které se jindy nedostalo. Jedna z nich bylo pravidelně se zastavit a podívat se, jak jsme jako tým doteď fungovali. A jak chci, abychom fungovali dál.

Znám ale i tu druhou variantu prázdnin, tu, kdy se čas naopak zrychlí. Kdy v létě přebíráte práci za kolegy na dovolené a místo klidu vám v inboxu jenom přibude. Zpomalení i zrychlení vám ale nabízí to stejné: pár dní mimo běžný provoz, ve kterých se na svůj systém díváte jinak, než v říjnu po krk v operativě.

Proč většina manažerů otevře svoje cíle až měsíc před hodnocením?

Slovo cíl v hlavě spouští tlak, kontrolu, srovnávání. Nikdo nemá chuť se dobrovolně dívat na papír, který mu bude za pár měsíců něco vyčítat. Data, která shrnuje PerformYard z výzkumu Gallupu, tomu odpovídají: víc než polovina zaměstnanců se ke svým cílům se svým manažerem vrací jen jednou ročně, nebo ještě méně, často právě až kvůli blížícímu se hodnocení.

Radši proto používám slovo záměr. Záměr neříká „splň, nebo selžeš". Záměr říká „tímhle směrem jsi chtěl jít". Je v tom rozdíl mezi zkouškou a kompasem.

Co s tím udělá letní rozvrh, ať zrychlený, nebo zpomalený?

Prázdniny vám ten rozvrh zdarma naruší. Ať vás zpomalí, nebo naopak zrychlí, protože zaskakujete za kolegy na dovolené, v obou případech vás na pár dní vytrhnou z rutiny. A díky tomu se na vlastní systém, kterému šéfujete, díváte jinýma očima, než jakýma se na něj díváte v říjnu, po krk v operativě.

Jak provést rychlou revizi záměrů ve čtyřech oblastech

Vezměte si záznamy záměrů, které jste si dělali na jaře, ať jsou v Excelu, Notionu, nebo v sešitě. Pokud je takhle strukturované nemáte, nevadí, můžete začít i dnes. Projděte si čtyři oblasti a u každé napište pár celých vět, ne jen hesla.

• Vy sami: co vám jde, co ne, co jste se za poslední měsíce naučili a co byste se ještě chtěli naučit.
• Váš tým: jaké tam jsou vztahy, jak jste organizovaní, a jestli se povedly zástupy během dovolených, tedy jestli u vás vůbec někdo funguje bez toho, aby byl nahraditelný.
• Vaše okolí: sousední týmy, klienti, dodavatelé nebo konkurence, popsané celými větami, třeba: náš dodavatel se pravidelně zpožďuje o týden, štve nás to, ale už jsme si zvykli.
• Čísla: jste na 50 procentech plánu, dávno za ním, nebo naopak před ním? Napište si pravdu, tenhle papír nikdo jiný nečte.

Tenhle pohled na sebe, tým, okolí a čísla je ve své podstatě zjednodušená verze toho, čemu v Team Testu říkáme Obraz budoucího úspěchu. Kompletní postup, jak si ho vytvořit i s celým týmem, najdete v tomhle článku.

Jak poznáte, že jste se opravdu posunuli?

Z každé ze čtyř oblastí si vyberte jednu jedinou věc, kterou chcete opravdu posunout, a hned k ní napište, jak poznáte, že se to povedlo. Rozdíl mezi obojím je zásadní.

• ❌ „Chceme, aby Karel byl samostatnější." Nic to neříká.
• ✅ „Karel na konci září samostatně povede projekt XY a nebude potřebovat, aby mu František dodával informace." Tuhle větu umíte kdykoliv zopakovat, aniž byste museli přemýšlet.

Co ukazují čísla o firmách, které cíle nechávají ležet?

Čísla, která shrnují PerformYard a Mooncamp z výzkumů Gallupu, Eagle Hill Consulting a London Business School, mluví jasně. Týkají se i firem, které si na začátku roku dají jasné plány:

• Více než 50 % zaměstnanců reviduje svoje cíle se svým manažerem jen jednou ročně, nebo ještě méně často.
• Skoro polovina, 48 %, dostává zpětnou vazbu ke svému výkonu a cílům maximálně jednou nebo dvakrát do roka.
• Jen 6 % firem se ke svým cílům pravidelně vrací a reviduje je podle aktuální situace.
• 80 % organizací selhává v systematickém a průběžném sledování svých byznysových cílů.

Důsledek je jasný. Jen 16 % zaměstnanců napříč trhem řekne, že jasně rozumí prioritám a cílům svojí firmy. Podle Gallupu jen 46 % zaměstnanců vůbec tuší, co se od nich v práci reálně očekává. A až 50 % top manažerů nedokáže z hlavy vyjmenovat tři hlavní cíle organizace, kterou sami vedou.

Co si z toho odnést

• Revize záměrů funguje nejlíp mimo běžný provoz. Léto je k tomu ideální, ať vás zpomalilo, nebo zrychlilo.
• Slovo záměr místo cíl snižuje obranný postoj a usnadňuje upřímné psaní o vlastní situaci.
• Rozdělte revizi do čtyř oblastí, já, tým, okolí, čísla, a pište celými větami, ne hesly.
• Ke každé oblasti si definujte jednu měřitelnou věc, kterou chcete posunout, a konkrétní způsob, jak poznáte úspěch.
• Bez pravidelné revize zůstávají cíle jen na papíře, čísla z průzkumů to potvrzují napříč firmami.

Otázky, které si manažeři kladou (nebo by měli)

• Jak často bych měl s týmem revidovat pracovní cíle? Ideálně průběžně, ne jen jednou za rok před hodnocením. Léto je přirozená příležitost, protože vám samo naruší běžný rozvrh a dá prostor se zastavit.
• Jaký je rozdíl mezi cílem a záměrem? Cíl v lidech často spouští tlak a strach ze selhání. Záměr popisuje směr, kterým chcete jít, a funguje spíš jako kompas než jako zkouška, kterou můžete složit, nebo ne.
• Jak poznám, že se mi povedlo záměr splnit? Napište si konkrétní, pozorovatelnou situaci, ne obecné přání. Místo „chci, aby byl samostatnější" napište, kdo, co konkrétně a do kdy udělá bez vaší pomoci.

Dejte si do kalendáře schůzku sami se sebou, kdy se k tomuhle plánu vrátíte znovu, třeba už na konci léta. Papír, ke kterému se nikdo nevrací, je totiž jenom papír.